Cómo Aprovechar al Máximo los Servicios de las Ferias de Muestras

People providing exceptional show services

Probablemente uno de los aspectos menos atractivos de las exposiciones sea el tratar con los servicios de la feria, aunque sea una necesidad real.

1. Lea el manual de servicios para el expositor

El manual de servicios para el expositor es la guía oficial para todo lo que necesita saber el expositor sobre la feria: toda la información pertinente, información sobre reglas y regulaciones, formulario de servicios, inscripción, promociones de la feria, contratistas y transporte. Recuerde cumplir todas las fechas límite.

2. Sepa qué servicios necesita

Sepa que productos planea presentar y qué servicios necesita, y cuánto cuestan, para tomar decisiones sobre alfombrado, mobiliario, colores y servicios de limpieza y seguridad. Los servicios que se pidan en el suelo de la feria pueden llegar a costar un 50% adicional.

3. Comprenda el plano del suelo

Evalúe cuidadosamente la distribución de su stand en el plano del suelo en relación con el flujo del tránsito. Comprenda cada marca, por pequeña e insignificante que sea ya que indican alturas de techos, ubicaciones de pilares, etc.

4. Identifique las fuentes de los servicios

Llame al departamento de electricidad para saber cuánta potencia pedir y dónde se encuentran situadas las tomas de corriente para su expositor. Muestre sus productos donde les afecte menos los antiestéticos cables y cañerías. Pida siempre más servicios de los que crea que va a necesitar, de modo que sus productos rindan a un nivel óptimo.

5. Entienda el transporte

El transporte implica la entrega de sus materiales de exposición al lugar asignado, llevarse los cajones vacíos, devolver los cajones al final de la feria y entregar los materiales embalados de nuevo al muelle de carga de la compañía de transportes. Para ahorrarse dinero aúne todas las remesas y realice un solo envío.

6. Tenga suficiente moqueta

Asegúrese de que todos los servicios se encuentran instalados antes de poner la moqueta para evitar la frustración de tener que cortar la moqueta por tomas de corriente. Pida moqueta suficiente para cubrir la franja de cemento al descubierto entre el sistema expositor y el pasillo.

7. Permita cierto tiempo extra para las aduanas

Si su compañía envía productos al extranjero, permita cierto tiempo extra para los diferentes procedimientos de despacho de aduanas. Los artículos necesitarán la documentación correcta y a menudo será necesario que los inspeccionen físicamente. Use siempre un agente de aduanas/agencia de transportes para coordinar todo y mantenerle informado.

8. Encárguese de conocer a los representantes de servicios de la feria

Los representantes de servicios de la feria pueden ser sus mejores amigos. A menudo tienen las respuestas a muchas de sus preguntas o problemas. Recuerde que su trabajo es ayudarle.

9. Trabaje con mano de obra gremial cuando sea conveniente

Cada ciudad es diferente en relación a las reglas del gremio. Lea cuidadosamente el manual de servicio para familiarizarse con lo que es y lo que no es permisible. Cualquier pregunta que tuviera la debería dirigir a la dirección de la feria o al contratista de servicios. Considere alquilar su casa de exposiciones para obtener supervisión de montaje.

10. Lleve todos los documentos pertinentes

Recuerde llevar copias de todos los documentos pertinentes, especialmente planos, pedidos de servicios, números de seguimiento de todos los envíos, etc., así como nombres de contacto, números de teléfono y de fax importantes cuando todo lo haya organizado originariamente otro miembro del personal.