Todo lo que necesita saber sobre Transporte de Exposiciones

Moving truck for shipping exhibits

El tomar las decisiones correctas sobre el transporte de su sistema y materiales para la exposición no sólo le ahorrará tiempo y dinero, sino también muchas molestias.

1. Planee

Cuánto más tiempo tenga para planear, mejor preparado estará para organizar las mejores opciones de transporte para sus necesidades específicas. Las cuatro elecciones principales son: las compañías de transporte, las compañía de furgonetas, el transporte de carga aéreo y el servicio de mensajería (DHL o FedEx). Si deja el transporte para el último momento, reducirá sus opciones y elevará sus gastos.

2. Elija lo adecuado

Para determinar su correcta opción de transporte considere lo siguiente: las necesidades de embalaje del envío, el origen y el destino del envío; el tiempo apartado para el transporte; y los requisitos de recogida y entrega.

3. Advantages

Common carriers are less expensive and it is easy to check with them on your shipment's location.

Van lines / Specialist exhibition freight companies offer more specialized and personalized point-to-point service. They are equipped to handle crated or blanket-wrapped pieces, the same driver loads and unloads shipments, and trucks operate with "air-ride" (extra cushioning).

Air freight offers the quickest means of transportation to show sites as they are specialized air freight forwarders.

Courier service is the quickest means of transportation to show site for last minute details.

4. Disadvantages

Common carriers
The disadvantages of common carriers are that they often make several transfers (which increases the possibility of shipment damage), little direct contact is made with the exhibitor (because they usually work directly with the show contractor or exhibit house), the load may not be able to tolerate normal road shock (not good for sensitive equipment), common carriers only accept crated material.

Van lines / Specialist exhibition freight companies
The disadvantage of exhibition freight companies is they can be more expensive.

Air freight
The disadvantages of air freight are that brokers don’t have allegiance to any one freight or commercial airline, high costs, airline baggage handlers often use harsh handling techniques, and freight is limited to certain sized pieces.

Courier service
A drawback is the expense.

5. Haga sus deberes

Seleccione una empresa de transportes que tenga un servicio de exposiciones dedicado, capacidad de seguimiento las 24 horas y conductores que tengan experiencia en la entrega a ferias. Compruebe las referencias y averigüe qué procedimientos de ayuda toman antes, durante y después del traslado.

6. Infórmese de empresas de transportes oficiales

Averigüe a través de la dirección de la feria si tienen una empresa de transportes oficial para el evento. Una empresa de transportes recomendada es probable que ofrezca precios especiales como incentivo para usar sus servicios.

7. Benefíciese de descuentos por volumen

Para conseguir el mejor precio de su compañía de transportes considere realizar ofertas anualmente, o consolide todas sus necesidades corporativas de transporte.

8. Asegure la carga

Tiene varias opciones de seguro para su exposición: pólizas de seguro colectivo, seguro de transportista general o camión de línea y cobertura de responsabilidad adicional. Pregunte a su transportista qué cobertura de seguro usa en partidas individuales, si ofrece una póliza de seguro abierta en la exposición (que cubra la exposición durante toda la feria) y qué procedimientos siguen a la hora de atender reclamaciones por daños.

9. Etiquete correctamente

Etiquete cada caja, envase o cajón que esté cargando, incluso si los agrupa en un bloque. Asegúrese de que todas las etiquetas del cargamento están colocadas convenientemente encima de las etiquetas viejas. Provéase de etiquetas con la dirección de retorno, para pegarlas en el viaje de vuelta.

10. Exposición internacional

Cuando realice exposiciones a nivel internacional considere la posibilidad de usar un transportista que tenga una flota con una red mundial o con conexiones subsidiarias de otras empresas. Compruebe qué tipo de ayuda le van a ofrecer con sus clientes, con el manejo de la documentación, el depósito temporal aduanero, almacenamiento y agrupamiento de cargas. Pida garantías de un despacho aduanero rápido y la ruta de entrega más corta y menos cara.